INDICE

1. Panoramica sulle tipologie di indicatori
2. Pregi e difetti delle diverse tipologie di indicatori e consigli sul loro utilizzo
3. Come approcciare situazioni in cui si hanno pochi indicatori a disposizione / manca la cultura del dato
4. Gli indicatori come punto di contatto con altre metodologie in azienda

Scopo del White Paper

Il panel scientifico dell’Associazione Italiana OKR ha scelto di dedicare il terzo White Paper dell’anno 2024 agli Indicatori (anche detti “Parametri”), in quanto elemento fondamentale di qualsiasi metodologia di applicazione OKR e fonte di importanti dubbi applicativi per le aziende.

Lo scopo del presente White Paper è quello di fornire informazioni utili e tecniche sulle diverse tipologie e molteplici utilizzi che gli Indicatori possono assumere all’interno di un Sistema per Obiettivi, considerando le possibili variabili che possono influenzare la scelta di uno o dell’altro.

Per riassumere, il principale messaggio che questo White Paper vuole trasmettere è che in una strategia OKR, i numeri (e quindi gli Indicatori numerici) non devono mai essere fini a sé stessi ma costituire la base per decisioni e azioni volte al miglioramento continuo. Ogni metodica OKR deve essere tesa a influenzare la cultura e l’approccio delle persone al lavoro: i dati sono un mezzo.

Di conseguenza, è importante che gli Indicatori non siano un numero eccessivo (per evitare perdita di focus) e che vengano analizzati sistematicamente nei “rituali” impostati (ad esempio durante il momento di reporting / check-in).

Introduzione

Prima di procedere all’analisi delle tipologie possibili di Indicatori, è opportuno specificare che non esiste un Indicatore “giusto” o “sbagliato”. Per un team è sempre meglio valutare la scelta di un indicatore in termini di “efficacia” in base alla propria strategia, in dipendenza da una serie di variabili quali:

• il tipo di team (es. team di progetto vs team di funzione): in base agli Obiettivi si dovrebbero prediligere tipologie di indicatori rispetto ad altre. Ad esempio un team di progetto dovrebbe trovare un equilibrio tra indicatori di Output e di Outcome, facendoli convivere per assicurarsi la massima efficacia;
• il grado di innovazione richiesto al team: oltre al tipo di team, anche il livello di innovazione è una variabile importante. Se il team è chiamato ad obiettivi e strategie molto innovative, quindi con un ampio grado di incertezza, dovrà essere più propenso ad utilizzare indicatori sfidanti  e di outcome;
• il grado di seniority del team: maggiore è la seniority e la possibilità di influenza di quel team, minore è l’efficacia di indicatori di Output o Roofshot. Per team più “junior” e quindi meno maturi, all’inizio del loro percorso, potrebbero essere più efficaci degli indicatori di Output che strutturino l’esecuzione ancor prima di ottimizzarne gli effetti;
• le aspettative degli stakeholders: se le attese sono molto alte, i team potrebbero essere più tentati di utilizzare Indicatori di Outcome / Moonshot piuttosto che Indicatori operativi e meno sfidanti.

Le tipologie di Indicatori più frequenti

Definite le principali variabili che impattano la scelta della tipologia di Indicatore, si analizza di seguito il ventaglio di tipologie di indicatori che un team potrebbe scegliere all’interno della propria Strategia OKR.

Per ciascuna tipologia, si elencano una serie di punti a favore o contro l’utilizzo della stessa all’interno di una strategia di team:

Le “Health metrics”

Oltre a questi binomi appena citati, non è raro ritrovare un termine come “Health metrics” all’interno di una strategia. Questa definizione si utilizza per racchiudere una serie di Indicatori adoperati per valutare lo stato di salute (”health” appunto) di un team o di un’intera azienda.

Sono paragonabili al “cruscotto” delle autovetture e vengono utilizzati costantemente per tenere sotto controllo i parametri principali di benessere, efficienza e performance dell’azienda.

Tendenzialmente, una metrica di questo tipo non verrà mai utilizzata come KeyResult, a meno che un team o un’azienda non si trovi in una situazione critica rispetto a quella grandezza e - ad esempio - adotti strategie mirate di recupero sul parametro.

Costruire la “cultura del dato”

Nell’era digitale è molto semplice essere circondati da dati e la difficoltà diventa spesso quella di utilizzarli in modo efficiente ed efficace nel proprio processo decisionale.

La “cultura del dato” in un’organizzazione dovrebbe partire dal concetto dei “numeri come strumenti per prendere decisioni di qualità”, che generino azioni e iniziative concrete, per evitare una cultura del dato tossica e confusionaria (le occasioni in cui troppi dati e di scarsa qualità non generano azioni sono riassunte nel binomio “analysis-paralysis”).

Ma come dovrebbe comportarsi un team che invece comincia da zero e quindi non ha a disposizione alcun numero da misurare?

Per evitare situazioni di blocco in cui un team non lavora per Obiettivi Sfidanti (OKR) a causa della mancanza di dati, diventa efficace partire con un indicatore di Output e Qualitativo, muovendosi nel tempo verso indicatori più di Outcome e Quantitativi, con la crescita dell’esperienza e della maturità del team nell’utilizzo della metodologia.

In generale, il consiglio degli Esperti dell’AIOKR è quello di partire da indicatori con un costo di gestione più basso (Output / Qualitativi) e - in seguito - iniziare a misurare gli indicatori più complessi (Outcome / Quantitativi).

Potrebbe risultare inoltre che lo stesso indicatore di Output sia finalizzato alla costruzione di un Indicatore di Outcome più complesso: ad esempio, un Key Result quale “% di completamento software CRM” (Output) aiuterà un team ad adottare un software aziendale che lo abiliterà ad Indicatori di Outcome (es. “n. di lead generati mensilmente”).

Un consiglio che questo panel di esperti vuole dare ad un team che si trova in fase iniziale è quello di non ricercare subito la perfezione dai propri Indicatori, ma l’efficacia immediata: se si lavora bene, nei primi mesi di vita di un team i KeyResult dovrebbero passare diversi gradi di ottimizzazione e cambiamento (in contrapposizine agli Objective che risultano più stabili).

Gli Indicatori come punto di contatto con gli altri sistemi aziendali

Sempre riguardo il concetto di “cultura del dato”, un’ultima nota del White Paper vuole richiamare l’attenzione sull’opportunità di sfruttare gli Indicatori e - in generale - i dati per integrare il Sistema OKR con altre metodologie e sistemi aziendali: il Controllo di Gestione, l’ERM, l’analisi di produttività giornaliera.

Ad esempio, aziende che già utilizzano dashboard di analisi dati integrate quali PowerBi o Tableau, oppure che seguono processi con valutazioni periodiche basate su Indicatori numerici quali Riesami di Direzione del Sistema Qualità, sono sicuramente più avvantaggiate nel costruire la “cultura del dato” all’interno del Sistema OKR quando viene integrata a ciò che è già presente in azienda.

In questo modo, l’efficientamento e i costi per la costruzione dei KeyResult e dei KPI vengono sensibilmente ridotti facilitando il percorso di inserimento della Cultura OKR in ogni team.

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