White Paper “Strategia edesecuzione: best practices per passare dagli OKR alla quotidianità”

INDICE

1. Scopo del Whitepaper
2. Strategia ed Esecuzione nei Sistemi OKR
3. Criticità nel passaggio Strategia - Esecuzione
4. Monitoraggio dell’Execution tramite Check-in
5. Analisi Comparativa della Terminologia nei Software OKR

Scopo del White Paper

L'analisi della transizione tra strategia ed esecuzione operativa nell'ambito della metodologia OKR si rivela essere una problematica significativa nelle aziende italiane, qualunque sia la loro dimensione. L'implementazione teorica degli OKR frequentemente non raggiunge una materializzazione operativa efficace, compromettendo l'efficacia complessiva del sistema. L'analisi ha identificato due fenomeni contrastanti: una frequenza eccessiva delle revisioni strategiche o, al contrario, una periodicità troppo o troppo poco estesa. Entrambi i fenomeni generano inefficienze nel tradurre le direttive strategiche in azioni operative.

Questo Whitepaper si propone di fornire un’analisi di contesto per l'ottimizzazione della gestione operativa, presentando best practices per l'efficace integrazione delle fasi strategiche ed esecutive nel contesto della metodologia OKR.

Strategia ed Esecuzione nei sistemi OKR

Prima di procedere è importante stabilire un punto fermo, definendo le due componenti chiave di questo White Paper:

• Strategia: Nel contesto dell'implementazione iniziale degli OKR, rappresenta la fase di definizione primaria degli Objectives & Key Results, da cui derivano, mediante processi metodologici specifici, le relative azioni operative. In un sistema OKR maturo, la dimensione strategica si manifesta attraverso il processo di Report OKR, costituendo un'analisi quantitativa e qualitativa dei risultati conseguiti nel periodo di riferimento (mensile o trimestrale). Tale analisi costituisce il fondamento oggettivo per la generazione di nuove iniziative strategiche basate sui dati di performance.
• Esecuzione: Indipendentemente dal grado di maturità del sistema OKR, la fase esecutiva comprende tutte le attività non direttamente correlate alla definizione, misurazione e monitoraggio dei Key Results. Costituisce l'implementazione operativa, da parte dei Team, delle iniziative formulate durante la fase strategica, assicurando la trasformazione delle direttive strategiche in risultati quantificabili allineati con gli outcome previsti negli OKR.

Criticità nel passaggio Strategia - Esecuzione

L’esperienza analizzata da parte del Comitato ha identificato tre importanti driver di criticità nella traduzione della strategia in esecuzione all’interno delle aziende italiane:

1. Iniziative strategiche caratterizzate da un'eccessiva astrazione che ne compromette l'implementazione pratica;
2. Carenza di framework strutturati per il monitoraggio e la valutazione dell'implementazione delle iniziative strategiche;
3. Assenza di meccanismi sistematici di valutazione ex-post dell'efficacia delle iniziative strategiche implementate.

La metodologia OKR può essere l'identificazione di un elemento di congiunzione tra dimensione strategica ed esecutiva, ovvero le "Iniziative". Tale elemento deve mantenere un equilibrio ottimale tra astrazione strategica e specificità operativa. Questi elementi costituiscono la risposta operativa alla questione: "Quali azioni operative il Team metterà in campo nel prossimo ciclo [mensile/trimestrale] per avvicinarsi agli obiettivi quantificati negli OKR?" La fase di reporting non può per questo limitarsi alla mera registrazione dei Key Results, ma deve fungere da catalizzatore per il processo di miglioramento continuo degli OKR, generando nuove iniziative strategiche.

Di conseguenza, al termine del ciclo di reporting, le iniziative generate diventano oggetto di implementazione operativa, richiedendo la loro realizzazione da parte dei Team e permettendo una valutazione dell'efficacia nella successiva fase di analisi strategica. Dall’analisi emerge che le iniziative strategiche risultano essere più efficaci quando presentano le seguenti caratteristiche operative:

• Eliminazione di ambiguità concettuali (non devono essere vaghe o non azionabili);
• Identificazione del responsabile / dei responsabili;
• Definizione temporale precisa per la valutazione dello stato di avanzamento

Un consiglio pratico, per esempio, prescrive l'utilizzo di verbi all'infinito e la specificazione temporale come best practice (esempio: “Organizzare incontro…”,“Contattare il cliente per…”).

Monitoraggio dell’Execution tramite check-in

Il ciclo strategico si articola in sessioni dedicate all'analisi OKR con cadenza mensile o trimestrale. A differenza dell’attività strategica, quella esecutiva viene attuata tutti i giorni. Di conseguenza, per prevenire la dispersione delle iniziative nel contesto operativo dinamico, è necessario l'utilizzo di un sistema di monitoraggio sistematico delle Iniziative correlate agli OKR. Questo sistema viene tradotto in un meccanismo di “check-in” periodici, a frequenza differente in base alla tipologia di Iniziative. Questo processo, a prescindere dalle modalità operative con cui vengono svolti (tools, fogli) costituisce un'attività ciclica di monitoraggio che garantisce il mantenimento del focus sulle iniziative OKR attive.

Non esiste una periodicità giusta o sbagliata per l’attività di check-in: la scelta dipende da una serie di fattori legati alle Iniziative stesse. Ad esempio, per iniziative caratterizzate da elevata incertezza , è ottimale adottare cicli di verifica più frequenti (settimanali/bisettimanali). Per iniziative strategiche di lungo termine, l'evidenza supporta l'adozione di cicli di monitoraggio mensili, lasciando più tempo per mettere a terra le azioni correlate.

La seguente matrice suggerisce un’associazione tra le tipologie di fattori che influenzano un’Iniziativa e le relative frequenze di check-in suggerite:

Caratteristica dell’iniziativa - Frequenza check-in

Facilità di blocco: Settimanale / Bisettimanale

Novità (prima implementazione): Settimanale

Tempistiche di implementazione brevi: Settimanale

Routinaria: Mensile

Lunghe tempistiche di implementazione: Mensile

Analisi Comparativa della Terminologia nei Software OKR

Considerando le principali piattaforme OKR ad oggi esistenti, la presente analisi ha ricercato in termini comparativi il lessico utilizzato per declinare strategia ed esecuzione all’interno dei tools. Di seguito un riassunto. Si specifica che con il termine “Strategia” si intende il momento in cui viene effettuata la misurazione dei KeyResults, mentre l’Esecuzione riguarda la gestione delle attività operative collegate agli OKR. Si evidenzia come in tutti i casi presi in esame sia previsto un elemento che coniuga la fase strategica con quella esecutiva, e che - a prescindere dalla nomenclatura - consente il monitoraggio sull’implementazione delle attività operative derivate dalla fase strategica.

Piattaforma: Strategia - Esecuzione

LinkHub: Report & Review - Check-in (sulle Iniziative)

ClickUp: Goal Tracker - Tasks

Perdoo: Performance Reports - Check-in (sulle Iniziative)

Microsoft  Viva Goals: Check-in - Projects/Tasks

 Si ringrazia per il contributo al White Paper gli Associati (in ordine alfabetico):

Orsenigo Alessandro     

Zisa William

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