Alcuni mesi fa ho avuto il piacere di intervistare live Luciano Castro, autore, imprenditore, product manager e business Angel specializzato nel mondo digitale.
Di seguito trovate la trascrizione dell'intervista in cui ho chiesto a Luciano di condividere con la community la sua esperienza in campo OKR.
C: Ciao Luciano, benvenuto! Come prima cosa ti chiedo di presentarti, raccontaci chi sei e di cosa ti occupi.
Luciano: Ciao e grazie per l'invito! Faccio molte cose, quella principale è il lavoro che faccio nella mia azienda che si occupa di consulenza nell'ambito del product management ormai da qualche anno, su diversi mercati soprattutto quello internazionale. Sono un business Angel attivo, quindi investo in startup e sto collaborando con il Ministero per la Trasformazione Digitale per portare a terra l'investimento1.2 di cui sono a capo che è la migrazione al cloud di tutte le pubbliche amministrazioni italiane. Infine nel tempo libero scrivo!
C: Ci spieghi come hai conosciuto gli OKR?
Luciano: L'incontro con gli OKR è stato un incontro-scontro perché sono entrato in un progetto molto grande, all'incirca 5 anni fa per una società che si chiama Network for Good, società specializzata nella raccolta di fondi per aiutare situazioni critiche Un'azienda molto particolare che lavora in un ambito molto specifico, hanno un time frame molto breve, devono essere molto efficienti ed efficaci a raggiungere gli obiettivi per raccogliere i fondi e poi riuscire a dirottarli in tempo a chi ne ha bisogno. Quando sono entrato stavano già applicando la metodologia da qualche mese perché sentivano la necessità di unificare meglio tutte le diramazioni aziendali, si parla più o meno di 2500 impiegati sparsi in giro per il mondo ed essere tutti quanti allineati verso lo stesso obiettivo era fondamentale. All'inizio il contatto con gli OKR è stato un incontro-scontro perché quando entri in una macchina già in funzione non è semplice comprendere come viene utilizzata, ma il bello di questa metodologia è proprio l'estrema intuitività che la caratterizza, una volta capito come adattarla alla propria realtà è fatta.
C: Poi come è continuata questa esperienza?
Luciano: Li ho incontrati in quel contesto ma non ero io a guidare, poi però ho avuto modo di utilizzarli in startup, scaleup e paradossalmente anche su aziende molto più grandi soprattutto nel panorama americano. La differenza che ho notato è che gli OKR erano costantemente spinti dall'alto. Mi ha sorpreso molto perché siamo abituati ad avere catene di comando che partono dall'alto dando istruzioni e poi a volte ciecamente vengono eseguite le istruzioni dal basso. Gli OKR definiscono una cultura aziendale completamente differente nella quale la visione viene condivisa e questa cosa è tipicamente americana. La bellezza di questa metodologia è che non è dedicata solo al settore tecnologico ma anzi può essere inserita in realtà diverse, non è adatta solamente ad una dimensione aziendale precisa ma anzi, funziona in aziende piccole come in aziende grandi e si applica trasversalmente proprio perché permette di condividere una missione tra tutti i partecipanti all'interno dello stesso obiettivo.
Ti racconto un'esperienza interessate: ho lavorato in una azienda che produce hardware, nello specifico antenne per dispositivi mobile, la seconda a livello mondiale per produzione di antenne. Questa azienda aveva un problema: la componente software e quella hardware non hanno gli stessi cicli produttivi, infatti la produzione di hardware richiedere tempi fisici molto più lunghi, dai 9 ai 12 mesi per avere i primi risultati rispetto a quella software che va a cicli molto più veloci. La capacità di allineare queste due componenti è stata la motivazione che ha spinto l'azienda ad iniziare ad utilizzare gli OKR. Il risultato grazie agli OKR è stato innanzitutto la capacità di lavorare in modo trasversale, e questo vale sia per aziende agili come le startup che aziende grandi come multinazionali in cui spesso è più difficile gestire il cambiamento.
C: Parlando dell'aspetto pratico degli OKR, con che metodo hai utilizzato gli OKR?
Luciano: Lavorando con le divisioni esecutive delle aziende mi sono sempre trovato ad avere a che fare con la parte "aspirazionale" degli OKR, quindi tutto ciò che riguarda il definire obiettivi che siano più alti, che secondo me è la componente più difficile quando ti trovi a dover affrontare un grande cambiamento aziendale. Ho sempre cercato di far comprendere come l'azienda si possa muovere nel futuro e che cosa sia un obiettivo raggiungibile ma d'ispirazione, di assicurare coinvolgimento dall'alto verso il basso, assicurandomi che fosse chiaro come utilizzare la metodologia raccontando i benefici a partire dall'amministratore delegato fino al singolo componente di ogni singolo team. Nei progetti in cui abbiamo lavorato, la definizione degli obiettivi viene fatta ad alberatura, partendo dal livello aziendale per poi passare ai singoli team e eventualmente all'interno dei singoli progetti di ogni singolo team in modo da integrarli in una visione che sia comune. Gli OKR aiutano moltissimo nel lavoro da remoto perché in un passaggio metodologico e culturale per muoversi verso un asset che non si basi più sulla presenza in ufficio c'è un elemento fondamentale da avere: la condivisone di un a missione e visione e un collegamento chiaro con gli obiettivi. Immaginiamoci di avere persone sparse in 5 fusi orari diversi: la comunicazione è complessa ed è difficile stabilire day by day gli obiettivi, gli OKR permettono ad un team che lavora da remoto di riuscire a sincronizzarsi definendo una strategia e dei target lasciando liberta di esecuzione.
C: Gli OKR non sono sempre un'introduzione di successo, nella tua esperienza quali sono gli errori che più spesso si commettono e quindi sarebbe bene evitare?
Luciano: Ci sono due errori che sono quelli che definisco "macro" e che portano ad un insuccesso: la mancanza di commitment e pensare gli OKR come ad una metodologia Day by day, trasformando i Key Results in task.
C: Di contro ti chiederei: qual è il più grande risultato raggiunto?
Luciano: Quello che mi ha colpito di più è stato il lavoro che abbiamo fatto con un'azienda di e-learning che da una situazione di estrema confusione è passata ad essere una realtà capace di muoversi in autonomia, crescendo e apprendendo durante il percorso. Quello che mi disse il proprietario dell'azienda alla fine del progetto è che riusciva ad avere più tempo per fare altre cose, per lui quindi l'outcome non è stato il fatto di aver raggiunto un certo fatturato, perché magari lo avrebbe raggiunto lo stesso in più tempo, per lui contava di più il fatto che l'azienda riuscisse a muoversi, crescere e adattarsi senza un controllo costante. Infatti, una buona parte delle attività veniva delegata ai singoli che, comprendendo la visione di insieme, riuscivano a muoversi in autonomia.
C: Ti volevo chiedere di parlare del tuo libro OKR in 5 giorni
Luciano: Certo! E' un libro dedicato agli OKR con un taglio molto specifico, io sono una persona semplice e ho capito che per utilizzare gli OKR nella pratica servono 5-6 punti di riferimento. Si intitola: OKR in 5 giorni, non ha lo scopo o l'interesse di essere una guida accademica ma invece quello di dare gli strumenti per chi vuole utilizzare gli OKR in un breve periodo di tempo. Gli OKR sono estremamente semplici e nella loro semplicità rischiano di essere molto complessi da applicare, ma una volta che hai i tuoi punti di riferimento riesci a partire e poi è solo questione di metterli in pratica e adeguarli alla propria realtà.
C: Come ultima domanda ti chiedo: qual è il consiglio che ti senti di dare a chi vuole iniziare ad utilizzare gli OKR o a chi ha provato e non ci è riuscito?
Luciano: Per chi sogna di utilizzarli consiglio di leggere il mio libro e poi iniziare ad utilizzarli, partendo con pochi obiettivi chiari. Per chi invece ha fallito nell'applicarli consiglio di provare a comprendere quale sia il substrato in cui si cerca di applicarli e se effettivamente esiste il mindset corretto. Non possiamo pensare di fare una maratona senza aver mai corso, dobbiamo allenarci e comprendere il nostro contesto dandoci il tempo necessario. Qualsiasi cosa facciamo, se orientata ad una direzione di business che ha senso la cosa peggiore che ci può succedere è di non averci provato.