Per gli associati che non sono riusciti a partecipare allo scorso Q&A organizzato dalla AIOKR con ospite l'OKR coach Magdalena Pire Schmidt ho raccolto le informazioni in un breve articolo-intervista.
Eccola qui:
Ciao Magdalena, benvenuta all'evento mensile della AIOKR.
Magdalena vive in Florida e lavora come OKR coach per How-to-OKR.com ed è founder di Heron (helloheron.com). Da ex googler ha iniziato ad approcciarsi alla metodologia OKR più di 10 anni fa.
C: La prima domanda che ti faccio è di raccontarci la tua esperienza con gli OKR in Google.
Magdalena: Quando ho incominciato in Google il sistema OKR era già inserito da molto tempo ed era già presente una solida cultura OKR, per questi motivi è stato semplice seguirla ed eseguirla. La qualità degli OKR anche in Google dipende molto dal manager che li scrive, c'è chi spinge per scriverli meglio e chi meno. Con il passare del tempo li ho trovati sempre più utili per gestire le mie priorità e poi quelle del mio team. La pratica è stata fondamentale per imparare ad usarli al meglio.
C: Quanto è sviluppato il mercato degli OKR coach in America? Sono consulenti oppure dipendenti?
Magdalena: Nella mia esperienza credo che la maggioranza siano persone esterne all'azienda e quindi non dipendenti, e credo anche che sia il giusto approccio, il coach dovrebbe essere un aiuto esterno e non il responsabile del processo, ruolo che spetta ai vari team leader.
C: Qual è la differenza tra consulenti e OKR coach?
Magdalena: Il consulente è una persona che porta conoscenza, spiega quali sono le regole da seguire e qual è il processo da attuare. Fornisce le raccomandazioni per eseguire il lavoro secondo la propria esperienza, viene pagato per la sua conoscenza. Nel lavoro del coach invece, la conoscenza rimane dalla parte del cliente, e il coach dev'essere capace di fare le giuste domande. Il coach non può sapere qual è l'OKR giusto per una determinata azienda ma fa le giuste domande per far si che il cliente da solo riesca a deciderlo. Con le domande corrette il coach diventa una guida per il cliente che grazie all'aiuto ricevuto riesce a superare gli ostacoli. Mi sento di dire che per quanto riguarda il mio ruolo è un 70% coaching e un 30% consulenza.
C: Secondo la tua esperienza ci sono stati dei casi in cui il sistema OKR è stato messo in discussione? Per esempio durante la gestione di una crisi o per procedure di emergenza?
Magdalena: Gli OKR non funzionano quando il management non capisce realmente di cosa si tratta sia nella teoria che nella pratica. Nelle situazioni di gestione di crisi e procedure di emergenza ho sempre visto l'opposto. Gli OKR in queste situazioni risultavano davvero utili perché in quanto strumento che aiuta a trovare il focus è semplice capire ciò che conta veramente, questo accade solo se il management li sa usare. Per quanto riguarda l'efficacia invece ho riscontrato una resistenza all'introduzione degli OKR nei team di project management e sviluppo prodotto, questo perché lavorando già con dei loro processi agile vedono gli OKR come una costrizione e quindi faticano a capirne l'efficacia.
C: Quali sono le difficoltà più grandi che affrontano le aziende mediamente strutturate quando si approcciano alla metodologia? Quali sono gli errori più comuni?
Magdalena: La difficoltà più grande è quella di convincere il management team, e quando una compagnia ha molti livelli di management far si che i leader siano in grado di guidare il management nel team, questa è la cosa più difficile e richiede tempo. Gli OKR mettono in evidenza tutte le problematiche dell'organizzazione, le difficoltà poi dipendono da ogni compagnia.
Gli errori più comuni sono quelli che già si sanno, non identificare Outcomes reali, usare dei KPI al posto che gli OKR, rimanere top down.
C: Sappiamo che inserire gli OKR nelle organizzazioni medio-grandi non è semplice perché è necessario cambiare comportamenti e abitudini. Nella tua esperienza in Google quali sono state le condizioni o le azioni che hanno permesso di applicare gli OKR in modo esteso a tutti i livelli dell'organizzazione?
Magdalena: E' difficile rispondere a questa domanda perché quando sono arrivata in Google gli OKR venivano utilizzati già da moltissimo tempo e la cultura era già fortemente presente, però direi che il trucco certe volte è trovare la parte della cultura aziendale che già è orientata al sistema OKR. Magari una compagnia da molto valore all'innovazione ma manca il focus. Parti da dove parte l'azienda e poi con l'andare del processo ci sarà un cambio di cultura generale, ma ci vuole tempo. Dire che gli OKR sono in grado di cambiare del tutto la cultura aziendale lo trovo un azzardo, direi piuttosto che attuano un processo di miglioramento, da più forza alla parte di cultura che l'azienda vuole perseguire e aprono la porta ad altri miglioramenti che si possono sviluppare, ma tutto questo richiede tempo.
C: Hai visto applicare gli OKR ad aziende diverse da quelle digitali o di produzione software? per esempio manifatturiera o logistica?
Magdalena: Certo! uno dei miei attuali clienti è un ristorante, ma li ho visti applicare anche all'educazione, biologia e alle associazioni no-profit. Trovo che sia molto divertente lavorarci perché ti danno modo di imparare cose nuove! Per me il bello degli OKR è proprio questo, sono un modo di pensare e per questo motivo possono essere applicati a tutto.
C: Qual è la tua opinione sul collegamento tra OKR e valutazione della performance?
Magdalena: Una delle ragioni più sbagliate per scegliere gli OKR è quella di avere un modo migliore per valutare la performance. In 9 anni di Performance Review in Google non ho mai parlato dei miei OKR. Quando parli della tua performance parli del tuo impatto nei confronti della company oppure di ciò che ha funzionato grazie ai tuoi sforzi, quindi l'obiettivo che ti ha portato a quel risultato non è importante.
Il collegamento è questo: i tuoi OKR dovrebbero portarti ad avere un maggiore impatto, ma l'obiettivo in se non è una misura del tuo impatto. Se fai si che le persone vengano valutate sulla base degli obiettivi che hanno scelto, riduci lo spazio di innovazione e miglioramento perché ovviamente chiunque saprà di venire valutato in base al raggiungimento o meno degli obiettivi sceglierà obiettivi semplici da raggiungere e questo non perché ha cattive intenzioni, ma semplicemente è la natura umana. E' davvero molto importante separare la valutazione della performance dagli OKR.
C: Parlaci dei successi che ha raggiunto grazie al tuo lavoro di OKR coach
Magdalena: Mi da molta soddisfazione sapere che un mio cliente ha avuto un cambio di mindset grazie all'utilizzo della metodologia OKR. A livello macro sicuramente quando vedo che la qualità migliora degli OKR migliora e il mio lavoro è risultato utile. Ho ricevuto molti feedback positivi dai miei clienti in questa situazione di emergenza Covid perché sapendo come comportarsi, sono riusciti a superare le difficoltà che hanno incontrato proprio grazie agli OKR.
C: Utilizzi dei tool o degli strumenti per portare gli OKR dalle aziende con cui lavori?
Magdalena: Io preferisco mantenere la consulenza più semplice possibile. Penso che, soprattutto all'inizio, i dettagli distraggano. Con gli OKR la cosa più importante è sedersi e pensare, e per quello bastano "paper and pen". Di solito utilizzo Miro per la sessione di coaching e per il tracking SpreadSheet. Poi, con il passare del tempo alcuni arrivano da soli all'esigenza di avere un tool, magari perché hanno molto personale, a quel punto li aiuto nella scelta del tool che più si addice alle loro esigenze.
C: Hai dei consigli per chi vuole intraprendere la carriera da OKR coach?
Magdalena: Non fare training a troppe persone e assicurarsi che il CEO voglia davvero inserire gli OKR. Andare molto piano, soprattutto all'inizio perché è un processo che richiede tempo. La cosa più difficile a volte è capire quali sono le dinamiche e i problemi. Un consiglio prezioso che ha aiutato anche me nella mia professione è quello di utilizzare la metodologia OKR in primis su se stessi, esercitandosi. Consiglio anche di guardare il training, per esempio quelli di How-to-OKR sono validi. Aiuta molto leggere materiale sugli OKR ma va sempre fatto con giudizio perché non tutto quello che si trova online è di qualità. Ho notato che ultimamente c'è la tendenza da parte di compagnie di software OKR di avere coaches per fare supporto ai loro clienti e credo che questo sia molto interessante e utile.
Grazie Magdalena per la bellissima chiacchierata, a presto!