Ciao Laura, benvenuta! Sono molto felice di averti qui con noi! Ti chiedo di raccontare chi sei e di cosa ti occupi.
Laura: Grazie per l'invito sono molto felice di essere qui oggi per condividere! Io sono Global Senior HR Business Partner, mi occupo quindi di gestione del personale per TUI Musement in tre lingue diverse in più sono anche OKR Project Manager, quindi ho supportato l'implementazione dello strumento e ad oggi mi occupo di tutta quella che è l'evoluzione della metodologia all'interno del mio contesto aziendale.
Come hai conosciuto la metodologia OKR, dove ne hai sentito parlare per la prima volta?
Laura: Li ho conosciuti prima di entrare in Musement, quando ancora era una startup, perché un collega me ne aveva parlato. Quindi ho colto l'occasione per informarmi e per formarmi in merito. Da li ho seguito corsi, letto un sacco di libri e poi con un mio collega ci siamo occupati dell'introduzione della metodologia in un contesto molto piccolo. Ma la vera avventura con gli OKR in cui poi ho assunto ruolo di lead per la gestione del progetto è iniziata proprio quando Musement si è fusa a TUI.
Dalla teoria quindi sei passata poi alla pratica, ci puoi raccontare come li utilizzate oggi?
Laura: Certo, li utilizziamo non come strumento di performance management ma come strumento di allineamento e prioritizzazione delle attività e degli obiettivi a livello aziendale. Quindi tutti i team su tutte le funzioni aziendali li utilizzano come metodologia con l'obiettivo di ottenere un allineamento rispetto a quelle che sono le priorità aziendali e utilizzare una maniera più semplice per allineare anche la propria attività quotidiana rispetto alle strategie di sviluppo aziendale. Sono nati proprio come driver di collaborazione e di strutturazione di quella che è l'attività quotidiana dei team. All'interno di ogni team abbiamo quello che noi abbiamo definito "OKR Master" cioè il detentore della conoscenza che fa anche da promoter dello strumento e si assicura che gli OKR vengano applicati dal team, non solo dal punto di vista metodologico, ma anche dal punto di vista di supporto di quella che è la generazione di un nuovo mindset che per noi è fondamentale. Li gestiamo trimestralmente eccetto quelli aziendali che vanno su base semestrale, siamo in costante evoluzione perché non vogliamo prendere la metodologia così com'è e applicarla ma preferiamo renderla davvero parte del DNA aziendale.
Vista la grandezza dei team e la complessità di gestione, utilizzate qualche tool OKR oppure ne avete creato uno internamente per gestire gli OKR?
Laura: Per assicurare trasparenza e allineamento noi abbiamo sviluppato una piattaforma su PowerBi, utilizzando quindi uno strumento che è parte della nostra quotidianità, a cui tutti hanno accesso e in cui tutti possono avere visione di quelli che sono gli OKR dei diversi team. Poi internamente, per la parte di gestione del singolo team, lasciamo molta libertà, sono quindi i team che in autonomia decidono in che modo gestirli, con l'unico obbligo di riportare poi i vari OKR in modo che possano essere caricati in PowerBi e tutti ne possano avere visione.
Ora entriamo nel vivo del tema che da il titolo a questa intervista, ossia gli OKR visti come asset di trasformazione organizzativa e culturale, ce ne vuoi parlare in modo più approfondito, chiarendo anche cosa significa?
Laura: Quando l'azienda si è riorganizzata trovando in TUI Musement un nuovo volto, il leadership team dei tempi, che in passato aveva collaborato ma mai lavorato insieme, si è trovato a ragionare su cosa poter fare per velocizzare un processo di conoscenza tra le persone appartenenti a contesti completamente diversi. Quindi si sono trovati a chiedersi come unire una scaleup come Musement con una azienda internazionale come TUI, basata su 48 county che agiva in maniera regionale. In più si pensava a come dare una spinta alla generazione di una nuova cultura aziendale. Quello che non volevano fare i manager era decidere loro la cultura da implementare, così gli OKR si sono inseriti come risposta alla domanda: " Come facciamo a generare una nuova cultura e spingere i team a collaborare?" come strumento di coesione comune per creare una vera e propria community di persone che apportano valore all'azienda. L'implementazione è partita dalla collaborazione mia, rappresentante HR italiana di Musement, con il rappresentare del Business di TUI tedesco: un vero e proprio mix dal punto di vista culturale e di modalità di lavoro. Gli OKR sono stati uno strumento collante e facilitante di un nuovo modo di lavorare più trasparente e allineato. Ci è voluto moltissimo tempo ed è stato complesso ma anche molto interessante, ho visto con i miei occhi quanto gli OKR siano un dono da questo punto di vista, uno strumento che se utilizzato nella maniera corretta e con apertura mentale, può portare un grandissimo valore ed essere un asset per velocizzare processi organizzativi e culturali.
Ora vorrei chiederti: quali errori avete fatto nella vostra esperienza e quali sono secondo te quelli che assolutamente non andrebbero fatti?
Laura: A livello di team l'errore più comune è confondere i KR con le attività da svolgere quindi, fare una to-do list molto semplice ma che non rappresenta lo spirito dei KR e della definizione degli obiettivi. Il secondo errore più comune è il livello di ambizione e il mettere in contro di poter fallire, è una delle cose più complesse e i team cadono nell'errore di porsi obiettivi molto poco ambiziosi e semplici da raggiungere per paura di fallire. L'ultimo è quello classico di definire gli OKR e dimenticarsene, rivedendo gli obiettivi solo alla fine del quarter.
A livello aziendale il primo errore è quello di non avere promozione e supporto da parte dei leader. Per la mia esperienza i leader devono essere promotori del cambiamento e riconoscere loro stessi l'importanza del fallimento e l'importanza di delegare ai team la definizione dei propri obiettivi. Senza il supporto dei leader il progetto fatica a decollare e il team non viene abilitato portando frustrazione e stanchezza, elementi dannosi nella gestione del cambiamento. In ultimo voglio riportare un'errore che spesso ho visto nella mia esperienza di Coach OKR: in molti contesti aziendali ho visto implementare gli OKR come metodo ma non come mindset, questo per me è un errore grave perché significa cancellare il senso degli OKR.
Ci parli invece di qualche tuo traguardo personale o aziendale che senza gli OKR non avresti raggiunto?
Laura: Posso parlare di un grande successo nel mio ruolo di HR Business Partner rispetto all'utilizzo degli OKR. Per noi come dipartimento HR è stata una sfida complessa implementare gli OKR. Rispetto al mio ruolo di supporto del business gli OKR sono stati lo strumento che mi ha permesso di lavorare in sinergia con i manager che supportiamo. Ho visto la differenza tra la mia modalità operativa, basata sugli OKR perché aiuta nell'allineamento e nella collaborazione. La cosa che mi piace di più del lavorare con gli OKR è che creano discussioni di senso, creano focus e rendono più semplice capire le priorità.
Vorrei conclude questa intervista chiedendoti se ti va di lasciare un consiglio per chi vuole iniziare ad utilizzare gli OKR
Laura: Il primo consiglio che sento di dare è quello di non abbattersi quando vediamo che c'è qualcosa che non funziona come dovrebbe oppure stiamo vivendo un momento difficile e siamo incerti sull'utilità. Utilizzate quei momenti per analizzare la vostra situazione e trarne degli insegnamenti. Il secondo consiglio è questo: utilizzate gli OKR per lavorare divertendovi, viveteli come un momento di scambio umano, di integrazione e di condivisione.
Grazie Laura per questa intervista, a presto!